Bijlage 1: Het samenwerkingsprotocol van het directiecomité

Situering

Om het nieuw B & O model te realiseren, is op basis van artikel 32 lid 1 en 2 van de statuten het directiecomité opgericht.

Het directiecomité vormt het modus vivendum om een aantal gemeenschappelijke inhoudelijke en formele (plichtplegingen eigen aan de rechtspersoon IGL) doelstellingen te operationaliseren.

Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat de gekozen werkwijze essentieel gebaseerd is op een samenwerking tussen de drie activiteitencentra die noch hiërarchisch noch centralistisch van aard is. Dit cruciale uitgangspunt moet immers  de werkingsautonomie van de drie activiteitencentra waarborgen.

In het organogram neemt het directiecomité niettemin een hiërarchische plaats in tussen enerzijds de bestuursorganen en anderzijds de drie activiteitencentra.  Dit blijft in overeenstemming met de werkingsautonomie gedachte, omdat de opdrachten/bevoegdheden van het directiecomité – de materies waarover ze beslist en superviseert– betrekking hebben op de gemeenschappelijke materies en dus nooit de kernopdrachten van de drie activiteitencentra raakt.

Met andere woorden de grenzen van de werkingsautonomie van elk activiteitencentrum ligt besloten in een aantal opdrachten die de activiteitencentra gezamenlijk moeten doen en/of wensen te doen (en elk activiteitencentrum uitdrukkelijk zelf kiest deze opdracht te willen outsourcen).

In deze gemeenschappelijke materies dient het onderscheid te worden gemaakt tussen drie soorten gemeenschappelijke materies:

  1. Plichtplegingen eigen aan de rechtspersoon IGL: hierin verder het onderscheid tussen formele plichtplegingen (bv geconsolideerde boekhouding afleveren) en inhoudelijke plichtpleging (alles wat te maken heeft met de realisatie van de statutaire doelstelling IGL). Alle activiteitencentra worden hierin gevat (cfr vendiagrammodel: centrale doorsnede).
  2. Duurzame en structurele samenwerking op het vlak van ondersteunende beleidsdomeinen (minstens tussen twee activiteitencentra).
  3. Ad hoc samenwerking (minstens tussen twee activiteitencentra).De samenwerkingsmodaliteiten worden beschreven en geformaliseerd in een zogenaamde shared service overeenkomst. Dit zorgt voor een transparant, éénduidig en legitiem (bv. ten aanzien van  de subsidiegever) kader.

 

Noodzakelijke voorwaarden

Behoudens het feit dat de drie activiteitencentra met min of meer dezelfde doelgroep bezig zijn en toebehoren tot eenzelfde rechtspersoon, zijn de drie organisaties in hun werking bovenal verschillend.

Voor een solide samenwerking tussen de drie activiteitencentra dienen de volgende voorwaarden te worden gerealiseerd.

  1. Het fundament: een gemeenschappelijke missie, visie, (strategische) doelen en waarden. Dit zijn, de fundamenten, de basics waarop elke samenwerking is gebaseerd.
  • Doel: het statutair doel van IGL is de ruwbouw, en dient verfijnd en vertaald naar een missie, visie, (strategische) doelen en waarden. Vervolgens dient getoetst in welke mate de respectievelijke missie, visie, doelen en waarden van de drie activiteitencentra aansluiten met, complementair zijn aan  of zeker niet in tegenstrijd zijn met de gemeenschappelijke visie.
  • Middel: organisatie van specifieke seminaries topdown/bottom up olv  directiecomité of eventueel extern. Bestuurlijke validering, interne en externe communicatie.
  1. Het cement: attitudes van samenwerking en gedeeld leiderschap
  • Doel: posities op het veld innemen, blindelings leren aanspelen, ploegspel/drive initiëren bij alle leidinggevenden.
  • Middel: activeren van groepsdynamica tussen directieteam in eerste en tweede orde, eventueel onder externe begeleiding.
  1. Inhoudelijke structuur: beleidsdomeinen en kwaliteitsmodel
  • Doel: operationalisatie agenda en werkstructuur gesitueerd binnen kwaliteitskader
  • Middel:
  • Inhoudelijk: definiëren beleidsdomeinen, directies activeren op basis van beleidsplan/jaaractieplan, afstemming per instelling.
  • Vormelijk (EFQM ): organisatie opleiding.
  1. Juridische structuur en instrumenten: B & O en shared service
  • Doel: ontwikkelen en installatie van een juridische onderbouw.
  • Middel: verfijnen B & O model en format shared service ontwikkelen
  1. Interne communicatie en informatiemanagement  = smering, olie
  • Doel: realiseren van open communicatie : transparant, toegankelijk, efficiënt, duurzaam
  • Middel: inschakeling van ICT (shared ) en externe training
  1. Externe communicatie: inhoud & perceptie
  • Doel: ontwikkelen van extern (strategische) communicatie
  • Middel: communicatieplan en inzet van doeltreffende communicatie-instrumenten.