Bijlage 2: Huishoudelijk reglement van het directiecomité

1.    Samenstelling

Het directiecomité wordt samengesteld uit de directeuren van de drie activiteitencentra: Ter Heide, De Wissel en AZERTiE.

De aanwezigheid van alle directeuren of hun gemandateerd vervanger is een vereiste voor een geldige bijeenkomst.

Bij afwezigheid van één van de directeuren kunnen zij zich laten vervangen door een gemandateerd vervanger.

  • Voor Ter Heide is dit (functie)…
  • Voor De Wissel…
  • Voor AZERTiE de coördinator.

Het directiecomité kan op regelmatige tijd (cfr infra)  worden uitgebreid met de secretaris van algemeen secretariaat IGL (cfr. rol 1).

Het directiecomité kan op regelmatige tijd of ad hoc worden uitgebreid met:
(1) door het directiecomité aangeduide operationele directeuren voor de ondersteunende beleidsdomeinen en/of
(2) de secretaris in de hoedanigheid van rol 2,  medewerkers (technici) verbonden aan de resp. ondersteunende beleidsdomeinen.

 

2.    Opdracht

De hoofdopdrachten zoals omschreven in het B & O model:

  • Het directiecomité staat voor het uitwisselen van beleid en strategie van de aparte activiteitencentra.
  • Het directiecomité staat voor het vaststellen en ontwikkelen van samenwerkingskansen.
  • Het directiecomité staat voor het benoemen van de beleidsdomeinen waarrond wordt samengewerkt.
  • Het directiecomité staat voor het aansturen en het beheer van de beleidsdomeinen waarrond wordt samengewerkt.
  • Het directiecomité is verantwoordelijk voor het beheer van de beleidsdomeinen die samenvallen met IGL als rechtspersoon: beheer van één boekhouding ( beleidsdomein boekhouding/financiën ), beheer van één administratief en geldelijk statuut ( beleidsdomein personeel ), …
  • Het directiecomité staat voor het initiëren, opvolgen en evalueren  van gemeenschappelijke ad hoc opdrachten bedoeld voor de secretaris.
  • Het directiecomité duidt operationele directeuren aan die verantwoordelijk worden gemaakt voor het beheer van de beleidsdomeinen waarrond samengewerkt wordt.
  • Het directiecomité duidt operationele directeuren aan die de IGL rechtsgeldig kunnen verbinden  voor die beleidsdomeinen waarrond wordt samengewerkt.

 

2.1  Afgeleide opdrachten

  • Het directiecomité bereidt samen met de secretaris van het algemeen secretariaat de agenda, planning, praktische organisatie van de bestuursorganen voor.
  • Het directiecomité verzorgt de interne communicatie (bestuurorganen en activiteitencentra) omtrent de gemeenschappelijke beleidsdomeinen waarrond wordt samengewerkt.
  • Het directiecomité verzorgt de externe communicatie (deelnemers, externe omgeving) omtrent de gemeenschappelijke beleidsdomeinen waarrond wordt samengewerkt.

 

3.    Verantwoording

Het directiecomité legt verantwoording af aan het Bestuurscomité. Deze verantwoording vertaalt zicht in het presenteren en toelichten van dossiers, cijfermateriaal, nota’s. Het Bestuurscomité bevestigt/bekrachtigt de handelingen en beslissingen van het directiecomité.  Ter informatieve titel, als mogelijkheid tot ambthalve opvolging, bezorgt het directiecomité op de verslagen van zijn vergaderingen aan de leden van het Bestuurscomité.

 

4.    Organisatie

4.1 Taakverdeling

De taakverdeling tussen de drie directeuren is gebaseerd op een mix van ervaring, competentie, noodzakelijke evenwichten maar ook op consequente toepassing van het B&O model.

De vergadering van het directiecomité duidt voor onbepaalde duur een voorzitter aan.

De voorzitter opent en besluit de vergaderingen.

Hij leidt de debatten, staat in voor de goede werking en organisatie van het directiecomité.
Hij waakt over de naleving van het werkingsreglement en handhaaft de orde.

De vergadering van het directiecomité duidt voor onbepaalde duur een verslaggever aan.

Hij zorgt voor de verslaggeving tijdens de vergadering, de verspreiding en de archivering ervan.

De vergadering van het directiecomité duidt voor onbepaalde duur een mandataris aan belast met de algemene operationele leiding over:

(1) de  uitvoering van shared services

(2) de uitvoering van ad hoc opdrachten

(3) de aansturing van de resp. aangeduide operationele directeuren en de secretaris algemeen secretariaat.

 

4.2  Besluitvorming

Binnen het nieuwe B&O model is het essentieel dat elke besluitvorming in consensus wordt genomen door de drie directeuren van de activiteitencentra (cfr. I.4.3). Indien geen consensus wordt  bereikt over het agendapunt, houdt dit in dat niet wordt besloten.

 

4.3  Planning

De bijeenkomsten van het directiecomité zijn in principe wekelijks en afgestemd op de planning van de bestuursorganen (cfr voorbeeld). Ze worden jaarlijks mee opgenomen in deze planning.

 

4.4  Agenda

De voorzitter van het directiecomité inventariseert de agendapunten toegeleverd (elektronisch) door de directies of desgevallend door de  secretaris algemeen secretariaat, ten laatste 1 werkdag voor de bijeenkomst.

De vergadering beslist over eventuele toegevoegde punten tijdens de zitting.

Vast agendapunt voor het directiecomité is de voorbereiding van de bestuursorganen telkens in die week die voorafgaat aan een bijeenkomst van de bestuursorganen.        

Alle gemeenschappelijke nota’s moeten worden geagendeerd, besproken en goedgekeurd. Nota’s gelieerd aan de activiteitencentra (kernopdracht) worden toegelicht (informatief).

De secretaris algemeen secretariaat legt zijn ontwerpverslag(en) van de bestuursorganen voor aan de directeuren van de activiteitencentra als finale redactie. Eventuele opmerkingen en of aanvullingen worden medegedeeld door de secretaris algemeen secretariaat aan de bestuursorganen. (Het is immers genoegzaam bekend dat de wijze van formulering van belangrijke besluitvorming een belangrijk impact heeft voor de (bestuurlijke) rechtsgeldigheid van uitvoering door het directiecomité en/of activiteitencentra.)

 

4.5  Uitnodiging

De voorzitter van het directiecomité nodigt alle betrokkenen elektronisch uit.

Toegevoegde leden worden minstens 1 week op voorhand uitgenodigd. Leden van het directiecomité 1 werkdag op voorhand.

De secretaris van het algemeen secretariaat (rol 1) wordt ten minste verwacht telkens op het directiecomité de week voorafgaand aan de bijeenkomst bestuursorganen (BC/RVB/AV).

 

4.6  Verslaggeving

De verslaggever verzorgt de verslaggeving, notuleert de aanwezigheden en voornaamste besluitvorming. Hij distribueert de verslaggeving aan de directeuren van de activiteitencentra, eventueel secretaris algemeen secretariaat (voor zover aanwezig), de werkdag volgend op de vergadering.

De goedkeuring van het verslag gebeurt in regel op de eerstvolgende vergadering en is vast geagendeerd.

Indien nodig (bv. mandateringen) of wenselijk kan het verslag ook vooraf via elektronische weg worden goedgekeurd. In dat geval wordt het verslag (of een specifieke notule) in een beveiligd pdf format rondgestuurd aan alle betrokkenen. De respondenten dienen hun  goedkeuringen of bemerkingen expliciet te kennen te geven via ‘allen beantwoorden’ procedure.

 

4.7. Invulling

Voorzitter: Yves Moriën

Operationele leiding: Paul Geypen

Verslaggeving: Sandra Simons.