4. Gemeenschappelijke diensten (shared services)

Zoals eerder al gesteld gaat het hier om drie soorten van shared services (ad hoc projectmatig, structureel en opgelegd door de rechtspersoon IGL).

De precieze uitwerking is voorwerp van overleg.

4.1.      Waaraan dient de samenwerking te beantwoorden?

    Visie

• De drie directeuren zijn eindverantwoordelijk voor de overkoepelende beleidsdomeinen. De drie directeuren spreken af wie verantwoordelijk is voor de operationele aansturing (= operationele directeur ) en het beheer van de respectievelijke overkoepelende ondersteuningscellen.
• Elke directeur van een instelling formuleert zijn verwachtingen naar de operationele directeur en spreekt af hoe de rechtstreekse samenwerking er moet uitzien (integratie).
• De operationele directeur wordt gemachtigd door de directeuren van de activiteitencentra om de drie activiteitencentra  namens IGL desgevallend te vertegenwoordigen.
• Een ondersteuningscel bestaat naast de operationele directeur uit lokale verantwoordelijken van de drie activiteitencentra. De lokale verantwoordelijken vormen het aanspreekpunt voor de operationele directeur.

Structureel

• De aansturing en het beheer van alle overkoepelende beleidsdomeinen gebeurt via het directiecomité.
• De concrete modaliteiten met betrekking tot de organisatie van het directiecomité worden opgemaakt in een samenwerkingsprotocol. (zie bijlage 1 en bijlage 2)
• Het directiecomité bewaakt de principes die samenhangen met het uitgangspunt: het behoud van IGL als enige rechtspersoon.
• Het directiecomité is de plaats waar geconsolideerd wordt: drie directeuren (aangevuld met operationele directeur).
• Shared services  worden steeds formeel vastgelegd in een contractuele overeenkomst (commitment) met als partijen het directiecomité, de directeur van de activiteitencentr(a)um en de operationele directeur. Het Bestuurscomité bekrachtigt.
•  

4.2 Financiering

We hebben twee belangrijke principes gehanteerd:

(1)  consequent met de gehanteerde visie worden alle shared services gefinancierd door de drie activiteitencentra en dit volgens een welbepaalde verdeelsleutel. Bv. boekhoudkundige verwerking en betaling van facturen volgens volume aandeel. Personeelsgegevensverwerking volgens aantal personeelsleden, etc...

(2) Het secretariaat van de bestuursorganen: secretaris (HV 30%) , financieel directeur TH (15%) en bediende (NV 25%) ten laste van de deelnemers. Samen met de werkingskosten eveneens ten laste van deelnemers.

70% loonkost secretaris ten laste van Ter Heide met eventuele versleuteling naar De Wissel en AZERTiE. Momenteel wordt een forfaitaire vergoeding van 10.000 € voorzien vanwege AZERTiE en De Wissel voor alle shared services en tussenkomst in de loonkost secretaris.