5. Handtekeningmandaat en volmachten

5.1  Beslissingsbevoegdheden

Hier kan worden terugvallen op een bestaand reglementair kader met name het voormalige organisatie en beslissingsmodel, initieel goedgekeurd bij beslissing van de RVB IGL 30/06/1997.

 

5.1.1. Beslissingsbevoegdheid investeringen.

Met betrekking tot investeringen wordt er jaarlijks een investeringsplan per activiteitencentrum opgesteld dat door het Bestuurscomité wordt vastgelegd en door de Raad van Bestuur wordt goedgekeurd.

Binnen de begroting hebben de directies van de activiteitencentra een beslissingsbevoegdheid tot 6.000 euro (excl. BTW). Voor wat betreft de te volgen procedure confirmeren zij zich op de bestaande regelgeving (overheidsopdrachten). Om functionele redenen wordt dit bedrag opgetrokken tot 9.000 € (excl. BTW) in overeenstemming met de wetgeving overheidsopdrachten.

Vanaf een te betalen bedrag van 9.000 € (excl. BTW) tot 25.000 € (excl. BTW) hebben de directies van de activiteitencentra een beslissingsbevoegdheid met informatieplicht aan bestuursorganen.

Voor alle andere investeringen boven de 25.000 € en voor investeringen niet voorzien in de begroting keurt de Raad van Bestuur het bestek en de gunningswijze  goed en wijst het Bestuurscomité toe.

 

5.1.2. Beslissingsbevoegdheid werkingskosten.

Met betrekking tot werkingskosten wordt er jaarlijks een begroting opgesteld per activiteitencentrum. De begroting wordt vastgelegd door het Bestuurscomité en ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Bestuur.

De bevoegdheid met betrekking tot het aankopen beperkt zich vandaag tot 6.000 € (excl. BTW).

Vanaf 6.000 € (excl. BTW) bestaat er een informatieplicht t.a.v. het Bestuurscomité.

Om functionele redenen wordt dit bedrag opgetrokken tot 25.000 € (excl. BTW). Voor aankopen van meer dan 25.000 €(excl. BTW), wordt er aan het Bestuurscomité informatie verstrekt met betrekking tot de gevolgde procedure en de genomen beslissingen.

Indien er binnen de begroting een bepaalde wijziging van kostenplaats per activiteitencentrum dient te worden doorgevoerd, dan is het directiecomité hiertoe bevoegd met een informatieplicht over hun beslissing aan het Bestuurscomité en de Raad van Bestuur. Deze wijziging moet terug te vinden zijn in de opmaak van de halfjaarlijkse begroting.

 

5.2  Betalingsbevoegdheden

Er zijn verschillende soorten bank/postrekeningen momenteel in gebruik :

1. Rekeningen verbonden aan één bepaald activiteitencentrum

2. Gemeenschappelijke rekening of de centrale hoofdrekeningen

3. Beleggings- en spaarrekeningen

                                               -3.a. gemeenschappelijke beleggings- en spaarrekeningen

                                               -3.b. beleggings- en spaarrekeningen per activiteitencentrum

 

5.2.1. Rekeningen verbonden aan een bepaald activiteitencentrum

Voor de drie activiteitencentra en het secretariaat zijn er specifieke rekeningen voorzien. Het is evident dat de respectievelijke directeuren en de secretaris in eerste orde handtekeningrecht / betalingsbevoegdheden hieromtrent hebben. Dit werd reeds eerder geregeld en recentelijk aangepast in de RVB van 12 maart 2015.

De nieuwe regeling zal erin bestaan dat de voorzitter, de (algemeen) directeur van elk activiteitencentrum, de financieel directeur en de secretaris een betalingsbevoegdheid hebben met een limietbeperking tot en met 35.000 €.

Betalingen van hogere bedragen vereisen een tweede handtekening van één van deze personen.

 

5.2.2. Gemeenschappelijke rekeningen of Centrale  hoofdrekening

Alle gemeenschappelijke betalingen hier en nu en in de toekomst lopen over dit account.

Er is een dubbele handtekening vereist van (1) de directeur Ter heide als algemeen operationeel verantwoordelijke (Paul Geypen) en (2) de financieel directeur. Er is geen limietbeperking om functionele redenen (cfr. supra). Gezien de immer dubbele handtekening en het toezicht vanuit het directiecomité (cfr. nieuw B&O) is er voldoende controlemogelijkheid.

In geval van afwezigheid van één van beide mandaathouders is er een doublering door een lid van het directiecomité, de secretaris of de voorzitter van het bestuurscomité.

 

5.2.3. Beleggings- en spaarrekeningen gemeenschappelijk en/of per activiteitencentrum

5.2.3.a. Gemeenschappelijke beleggings- en spaarrekening

Het beheer van deze rekeningen is een behoorlijk zware opdracht. Er is niet alleen de kwestie van het handtekeningrecht (in het bijzonder bij uitgaand betalingsverkeer) maar ook van de hele verrekening van intresten. Dit laatste is een gemeenschappelijke opdracht uitgevoerd door de boekhouding Ter Heide en geshared door de andere activiteitencentra.

De uitvoerder van deze opdracht moet uiteraard ook kunnen opteren voor beleggings- en spaarrekeningen op niveau van het activiteitencentrum (aanbevolen omwille van de pragmatiek).

De betalingsbevoegdheid om gelden over te schrijven van deze gemeenschappelijke rekeningen naar een beleggings-en spaarrekening op niveau van het activiteitencentrum of naar het secretariaat of naar de centrale rekeningen ligt procedureel gezien - na initiëring door de betrokken directie (of doublure bij afwezigheid) resp. secretaris (of doublure bij afwezigheid) - bij de directeur Ter heide als algemeen operationeel verantwoordelijke (Paul Geypen) en dat van de financieel directeur.

Er is geen limietbeperking om functionele redenen (cfr. supra). Gezien de immer dubbele handtekening en het toezicht vanuit het directiecomité (cfr. nieuw B&O) is er voldoende controle.

In geval van afwezigheid van één van beide mandaathouders is er een doublering door een lid van het directiecomité, de secretaris of de voorzitter van het bestuurscomité.

 

5.2.3.b. Beleggings- en spaarrekening per activiteitencentrum

In geval er gekozen wordt voor instellingsgebonden beleggings- en spaarrekeningen is punt 1 van toepassing (cfr. supra).

De huidige toepassing van bovenstaande: zie bijlage betalingsbevoegdheden.